Прокрастинация от англ слова procrastination — это привычка откладывать выполнение задач на потом, даже если они важны и требуют немедленного внимания. Многие люди сталкиваются с этой проблемой, и она может серьезно влиять на производительность и эффективность работы.
Так почему же мы так делаем?
Одной из причин является усталость.Когда мы просто устали, мы не хотим начинать что-то делать новое, и долго делаем текущую задачу.
Также часто мы не хотим начинать что-то делать просто потому, что боимся, что не сделаем это идеально.
Но чаще всего прокрастинация на работе возникает в двух случаях: когда специалист не верит в задачу, или считает её бесполезной, “работа ради работы”; и когда специалист не получает позитивную обратную связь о своей работе, и теряет всякий интерес к такой работе вцелом.
Что делать?
Прежде всего разобраться в себе и в причинах прокрастинации.
Если причины не зависят от вас, то нужно разговаривать.
💡 Совет №1 Нужно не молчать и вежливо давать обратную связь руководителю, чтобы изменить ситуацию.
Если же причины не зависят от других людей, то тут следует поработать над собой.
Теория временной мотивации говорит о том, что чем ближе сроки дедлайна по задаче, тем выше самомотивация, а также чем больше вы верите в успех задачи или необходимость выполнения задачи, тем больше самомотивации.
💡Совет №2 Ставьте задачам сроки выполнения.
Отдельно хочется выделить сложность задачи как причину прокрастинации. Чем сложнее задача, тем меньше мы хотим начинать ее делать. Создайте расписание. Расписание поможет вам организовать свою работу и удерживать вас на правильном пути. Установите реалистичные сроки для выполнения задач и постарайтесь придерживаться их. Имейте в виду, что некоторая степень гибкости может быть полезной, чтобы адаптироваться к неожиданным обстоятельствам.
💡 Совет №3 Разбивайте сложную или долгую задачу на подзадачи.
Бывают случаи, когда мы просто не можем определиться, какую задачу делать из огромного списка задач. Чаще всего мы выбираем более удобные для нас задачи, а важные откладываем в сторону.
💡Совет №4 Используйте матрицу Эйзенхауэра для распределения задач по степени важности и срочности.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанные на двух факторах: важность и срочность задачи.
Квадрант I: Важно и срочно (Do First) — задачи, которые требуют мгновенного внимания и должны быть выполнены немедленно. Это могут быть кризисные ситуации, важные проекты с крайним сроком или неотложные проблемы, которые нужно решить немедленно.
Квадрант II: Важно, но не срочно (Schedule) — задачи, которые имеют высокую важность, но не требуют немедленного решения. Это могут быть стратегические планы, долгосрочные цели, профессиональное развитие или проекты, которые не имеют конкретного срока. Важно планировать время для выполнения этих задач, чтобы предотвратить их попадание в квадрант I.
Квадрант III: Не важно, но срочно (Delegate) — задачи, которые требуют срочного решения, но имеют низкую важность. Это могут быть некоторые запросы по электронной почте, незначительные задачи, которые могут быть делегированы другим людям или просьбы, которые не являются стратегическими приоритетами. Попытайтесь делегировать эти задачи, чтобы освободить время для квадранта II.
Квадрант IV: Не важно и не срочно (Eliminate) — задачи, которые имеют низкую важность и не являются срочными. Это могут быть некоторые отвлекающие факторы, бессмысленные занятия или ненужные задачи. Лучшим подходом к этому квадранту является их исключение или сокращение до минимума.
💡Совет №5 Удалите источники отвлечения.
Избегайте соблазна отвлекаться от работы, отключив уведомления на своем телефоне или компьютере. Если вы чувствуете, что социальные сети или другие развлечения мешают вам сосредоточиться, создайте для себя рабочую среду без этих отвлекающих факторов.
