Прокрастинація від англ слова procrastination – це звичка відкладати виконання завдань на потім, навіть якщо вони важливі і вимагають негайної уваги. Багато людей стикаються з цією проблемою, і вона може серйозно впливати на продуктивність та ефективність роботи.
То чому ж ми так робимо?
Однією з причин є втома. Коли ми просто втомилися, ми не хочемо починати щось робити нове і довго робимо поточне завдання.
Також часто ми не хочемо починати щось робити просто тому, що боїмося, що не зробимо це ідеально.
Але найчастіше прокрастинація на роботі виникає у двох випадках: коли фахівець не вірить у завдання, або вважає її марною, “робота заради роботи”; і коли фахівець не отримує позитивного зворотного зв’язку про свою роботу, і втрачає будь-який інтерес до такої роботи в цілому.
Що робити?
Насамперед розібратися у собі й у причинах прокрастинації.
Якщо причини не залежать від вас, потрібно розмовляти.
Якщо ж причини не залежать від інших людей, то слід попрацювати над собою.
Теорія тимчасової мотивації говорить про те, що чим ближче терміни дедлайну за завданням, тим вища самомотивація, а також чим більше ви вірите в успіх завдання або необхідність виконання завдання, тим більша самомотивація.
💡Порада №2 Ставте завдання терміни виконання.
Окремо хочеться виділити складність завдання як причину прокрастинації. Чим складніше завдання, тим менше ми хочемо починати його робити. Створіть розклад. Розклад допоможе вам організувати свою роботу та утримувати вас на правильному шляху. Встановіть реалістичні терміни виконання завдань і постарайтеся дотримуватися їх. Майте на увазі, що певний рівень гнучкості може бути корисним, щоб адаптуватися до несподіваних обставин.
💡 Порада №3 Розбивайте складне чи довге завдання на підзавдання.
Трапляються випадки, коли ми просто не можемо визначитися, яке завдання робити з величезного списку завдань. Найчастіше ми вибираємо зручніші для нас завдання, а важливі відкладаємо убік.
💡Порада №4 Використовуйте матрицю Ейзенхауера для розподілу завдань за ступенем важливості та терміновості.
Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, засновані на двох факторах: важливість і терміновість завдання.
Квадрант I: Важливо та терміново (Do First) – завдання, які вимагають миттєвої уваги та мають бути виконані негайно. Це можуть бути кризові ситуації, важливі проекти з крайнім терміном або нагальні проблеми, які потрібно вирішити негайно.
Квадрант II: Важливо, але не терміново (Schedule) – завдання, які мають високу важливість, але не потребують негайного вирішення. Це можуть бути стратегічні плани, довгострокові цілі, професійний розвиток чи проекти, які не мають певного терміну. Важливо планувати час виконання цих завдань, щоб запобігти їх потрапляння в квадрант I.
Квадрант III: Не важливо, але терміново (Delegate) – завдання, які потребують термінового вирішення, але мають низьку важливість. Це можуть бути деякі запити електронною поштою, незначні завдання, які можуть бути делеговані іншим людям або прохання, які не є стратегічними пріоритетами. Спробуйте делегувати ці завдання, щоб звільнити час для квадранта II.
Квадрант IV: Не важливо і не терміново (Eliminate) – завдання, які мають низьку важливість та не є терміновими. Це можуть бути деякі відволікаючі фактори, безглузді заняття чи непотрібні завдання. Найкращим підходом до цього квадранту є їхнє вилучення або скорочення до мінімуму.
💡Порада №5 Видаліть джерела відволікання.
Уникайте спокуси відволікатися від роботи, відключивши повідомлення на своєму телефоні або комп’ютері. Якщо ви відчуваєте, що соціальні мережі або інші розваги заважають вам зосередитися, створіть собі робоче середовище без цих відволікаючих факторів.
